Fremtidens prosjektstyring med Prosjektportalen – oppsummering fra seminaret 10. september

Torsdag 10. september samlet vi prosjekt- og porteføljemiljøet til en fullpakket dag: faglig påfyll, erfaringsdeling, gode diskusjoner – og en interaktiv KI-sesjon der deltakerne fikk utforske selv.

Det ble en dag med mye nytt å vise fram. Vi releaset en ny versjon av Prosjektportalen live fra scenen, annonserte at Bestillingsportalen slippes som open source, demonstrerte en helt ny PP-assistent, og fikk høre Innlandet fylkeskommune fortelle åpent om hva som fungerte – og hva som var vanskelig – da de innførte Prosjektportalen på vegseksjonen.

Her er hovedpunktene.

Release 1.14 – oppdatert Prosjektveiviser og malpakkekatalog

Digitaliseringsdirektoratet oppdaterte Prosjektveiviseren i sommer, og i release 1.14 har vi oppdatert Prosjektportalen med det nye innholdet: nye dokumentmaler, 63 fasesjekkpunkter og 26 oppgaver, ny terminologi der «gevinst» er erstattet med «nytte», og nye styringsparametere for omfang og bærekraft.

Malpakkekatalogen er kanskje den endringen som betyr mest på sikt. Du finner og installerer malpakker direkte fra hubområdet, med forhåndsvisning av innhold, krav og versjonshistorikk, automatisk kompatibilitetssjekk og stegvis installasjon. Det viktigste er at nye pakker nå kan publiseres fra sentralt hold uten at det må lages en ny Prosjektportalen-release. Innhold og plattform er dermed frikoblet. Katalogen kan du også bla i på prosjektportalen.no/mallager.

Første konsekvens av dette: bygg og anlegg er flyttet ut av kjerneløsningen. Byggprosjekt og anleggsprosjekt installeres og oppdateres nå fra malpakkekatalogen. Det gir en enklere og slankere standardinstallasjon for alle som ikke trenger bransjeinnholdet – og eksisterende prosjekter og egne tilpassede maler påvirkes ikke.

Under panseret har vi gått fra site scripts til prosjektmaler. Innholdstyper og SPFx-utvidelser provisjoneres nå fra JSON-malene, og områdedesignet er redusert fra 20 site scripts til 2. Det høres teknisk ut, men i praksis betyr det en løsning som er langt enklere å vedlikeholde og tilpasse.

I tillegg kom:

• Hierarkisk filter i termlageret – overordnede og underordnede termer vises som et tydelig hierarki
• Interessentgrupper i termlageret
• Raskere innlasting av footer
• Bedre logging og feilvisning i oppsettveiviseren
• En solid bunke feilrettinger

Hele oversikten ligger i endringsloggen for 1.14.

Og det aller gøyeste: Remi Blom-Ohlsen releaset den nye versjonen live på scenen. Det er ikke hver dag man får se en produksjonsrelease foran publikum.

Bestillingsportalen – nå som open source

Bestillingsportalen lar ansatte bestille Teams, Microsoft 365-grupper, SharePoint-områder og Viva Engage-fellesskap – inkludert prosjektområder for Prosjektportalen 365 – fra en app i Teams eller en webdel i SharePoint.

Flyten er tredelt:

1. Bestill. Velg områdetype, fyll ut navn, eiere og forretningsenhet. Navnekonvensjonen anvendes automatisk.
2. Godkjenn. Godkjenner behandler bestillingen i Teams via Approvals. Flyten er konfigurerbar i Power Automate.
3. Provisjoner. Azure Logic Apps og Automation oppretter området med maler, hub-tilknytning og merker – uten manuelt arbeid.

Tanken bak er styring uten å stenge dørene. Ansatte oppretter områder selv, men med godkjenning, navnekonvensjoner og standardoppsett – i stedet for fri gruppeopprettelse i tenanten. Områdemaler, Teams-maler, hub-tilknytning, sensitivitets- og oppbevaringsmerker og regionale innstillinger settes automatisk ved opprettelse, så det blir riktig fra første dag. Eksterne gjester håndteres med selvbetjent invitasjon der bestilleren registreres som sponsor i Entra ID.

På seminaret delte vi nyheten om at vi nå er klare for å slippe løsningen som open source – og i skrivende stund er den ute. Les mer på bestillingsportalen.no.

PP-assistenten – fra «interessant» til faktisk hjelper

Vi brukte litt tid på å rydde i begrepene først, for her er det tre ting som ofte blandes sammen: språkmodellen som skriver, Copilot og agentene fra Microsoft, og Prosjektportalens egen assistent.

• Prosjektportalen Assistenten er panelet nederst i Prosjektportalen. Den kjenner prosjektet eller porteføljen du står i, og bruker virksomhetens egen Azure OpenAI – ikke Copilot.
• Prosjektportalen Copilot er en agent i Microsoft 365 Copilot som henter status, signaler og idéer fra Prosjektportalen gjennom samme datatjeneste som assistenten. Krever Copilot-lisens.
• Cicerone er agenten som kan Prosjektveiviseren: faser, beslutningspunkter, roller og nyttestyring. Den leser ingen prosjektdata – Copilot-agenten spør den om metodikk.

Den nye versjonen ble annonsert og demonstrert live, og den tar assistenten fra «morsom» og «interessant» til en faktisk hjelper i prosjektet og beslutningsstøtte for hele porteføljen.

For porteføljeledelsen gir den en styringsrapport med endring siste 30 dager, tidligvarsel om prosjekter på vei feil vei, oversikt over hvem som ikke har rapportert, datakvalitet og faseoverganger.

For prosjektleder og eier viser den prosjektet slik det faktisk står i portalen: «bør følges opp», Prosjektveiviserens sju styringsparametere, helsetrend, fasesjekkliste, Planner-oppgaver og hvem som har gjort hva. Den kan forberede faseovergang med utkast til beslutningsnotat målt mot prosjektets egen fasesjekkliste, og skrive utkast til sluttrapport etter Prosjektveiviserens mal – lagret som Word i prosjektet.

Du kan også spørre i fritekst: «Hvorfor er vi gule på tid?» «Hvilke prosjekter har ikke rapportert?» Svarene bygges kun på det som faktisk er registrert, med kildehenvisning – og den sier fra når noe mangler.

Tilnærmingen vår hviler på fire prinsipper, og de er verdt å gjenta:

• Leser, endrer aldri. Assistenten legger til – den endrer ikke. For å jobbe direkte mot filene, bruk Copilot.
• Faste regler og signaler. Helsescore, trend, «bør følges opp», dager i fase og fremdrift i sjekklista regnes ut likt hver gang. Ingen KI involvert der.
• Gjetter ikke. Mangler data, står det «ikke dokumentert». Svarene viser hvor stor del av grunnlaget som ble dekket.
• Din tilgang, dine data. Ingen delte nøkler. KI-nøklene ligger i virksomhetens egen nøkkelboks, og porteføljefunksjonene er forbeholdt porteføljeadministratorer. Modellene settes opp i kundens eget Azure-miljø.

Den nye versjonen er tilgjengelig nå, og oppsettet gjøres i virksomhetens eget Azure-miljø. Les mer og sett opp selv →

Leverandørprosjekter – erfaringer fra Innlandet fylkeskommune

Stor takk til Lene Baastad og Lasse Andersen fra Innlandet fylkeskommune, som delte erfaringene sine med Prosjektportalen for samferdsel og utviklingen av leverandørmodulen.

Innlandet er Norges nest største vegeier med 6 800 km fylkesveg og 1 250 bruer, fordelt på 46 kommuner. De innførte Prosjektportalen for investeringsporteføljen i mai 2025, med mål om bedre oversikt over porteføljen, økt effektivitet, standardisering og sikkerhet. Senere har de utvidet med gjennomføringsavtaler og en samhandlingsløsning i pilot.

De var ærlige om utfordringene også: dette er en stor organisatorisk endring, det krever opplæring og oppfølging, og det å snakke samme språk som utvikler er en øvelse i seg selv. Suksesskriteriene deres var nøkterne og gjenkjennelige:

• Less is more
• Riktig team-størrelse og -sammensetting
• Begrense antall parallelle systemer
• Ta med brukerne

Målet med samhandlingsløsningen var konkret: avskaffe eRoom, og få robust og brukervennlig samhandling med entreprenør.

Leverandørprosjekter er tilleggsløsningen som kom ut av dette: formell dokumentutveksling mellom byggherre og entreprenør. Hvert prosjekt får sitt eget SharePoint-område med ett dokumentbibliotek per dokumentflyt – målebrev, endringsordre, avvik, varsel og krav, avklaringer, geometrisk kontroll, kontrollørmelding og prisforespørsel – med dokumentsett per sak, logg og saksnummer.

Kjernen er Send videre. Ett klikk flytter dokumentpakken til neste steg, og i bakgrunnen kjører funksjoner i rekkefølge: fjerner tilgangen for forrige gruppe, gir tilgang til neste, oppdaterer status, fryser en versjon av dokumentpakken, arkiverer filene til kald lagring, sender e-postvarsel og logger hvert steg. Byggherre og entreprenør ser alltid hvor saken står – og hvem som har ballen.

Steg, grupper og tilgangsnivåer per flyt er konfigurasjon, ikke kode – de settes i en egen liste og kan endres uten utvikling. Standarddokumentene vedlikeholdes av fagansvarlige i et malbibliotek på huben, slik at nye prosjekter får siste versjon automatisk og eksisterende henter dem med ett klikk.

Løsningen provisjoneres fra Bestillingsportalen, er utviklet og vedlikeholdes av SoftwareOne med Innlandet fylkeskommune som opprinnelig oppdragsgiver, og vil bli delt som åpen kildekode (MIT) etter pilotperioden.

Vi avsluttet med å be salen om innspill på hva som bør bygges videre. Dokumentsignering, saksdialog, frister og påminnelser, og integrasjon mot KGV og arkiv sto på tavla – og vi fikk flere gode forslag med oss hjem.

Deling på tvers

En rød tråd gjennom dagen: mange virksomheter løser de samme utfordringene hver for seg. Kommuner, fylkeskommuner og private aktører sitter på erfaring andre kan bruke.

Derfor lanserte vi prosjektportalen.no/deling – offentlig og søkbart, med kart og filter på kategori, fylke og kommune. Hver deling har sin egen side med beskrivelse, resultater, lærdommer og kontaktperson, og du deler selv via en veiviser på fire steg. Innsendinger modereres før publisering.

Målet er kortere vei fra «noen har gjort dette før» til «vi gjør det slik».

Interaktiv KI-sesjon

Hele ettermiddagen var satt av til å utforske mulighetsrommet sammen med deltakerne: Copilot, KI-assistenter og smarte måter å drive prosjekt- og porteføljestyring på – med ekte eksempler fra deres egne virksomheter.

Det ble dagens mest engasjerte del, og den som ga oss mest tilbake. Når folk tar med seg sine egne caser og prøver ting i praksis, kommer spørsmålene som faktisk betyr noe.

Til slutt

Vi jobber med teknologi… men det handler om mennesker. Takk til alle som stilte med nysgjerrighet, spørsmål og erfaringer! 🙌

Nysgjerrig på hva Prosjektportalen kan gjøre for deg? Se hva Prosjektportalen er, utforsk roadmapen – eller book en uforpliktende demo.

Presentasjonen fra dagen

Her kan du bla gjennom presentasjonen vi brukte på seminaret. Du kan også laste ned presentasjonen som PDF.